Boeken en mensen nu op de juiste plaats
Het nieuwe uiterlijk van de Leidse bibliotheek
•rw.,,*h«n?Noüdan!
MnrrT"'-'"V 1
ZATERDAG 18 JUNI 1988
EXTRA
PAGINA 29
"De collecties zijn klantgerichter opgesteld, genre bij genre".
"Van het Heerenlogement is een toegankelijke bibliotheek gemaakt
De Openbare Bibliotheek
Leiden is bijna toe aan het
laatste hoofdstuk van het
reorganisatieplan. In het
belang van een efficiëntere
bedrijfsvoering en een
klantgerichtere dienstverlening
is in het afgelopen jaar driftig
geschoven met het personeel
en met de collecties. In elk
geval de directie en het bestuur
menen dat de juiste mensen
zich op de juiste plaatsen
bevinden. Volgens hen gaat
dat trouwens ook voor de
boeken op. Achterliggende
gedachte van dit alles: "de
klant moet meer op zijn
wenken bediend worden".
door Gerard van Putten
Nooit eerder heeft de Openbare Bi
bliotheek Leiden zich zo uitgespro
ken aan het publiek gepresenteerd
als nu. De aanmoedigende tekst op
het spandoek ("Je kan toch lezen?
Nou dan") in de leeszaal treedt de
ontluikende leesluiheid van de he
dendaagse mens bijna uitdagend te
gemoet. Geregeld ook worden leer
lingen van het basis- en voortgezet
onderwijs in klassikaal verband in
aanraking gebracht met de instel
ling die meer wil zijn dan een ver
edelde leesportefeuille.
Op wat langere termijn zal de 'bieb'
zich nog nadrukkelijker aan de bevol
king presenteren door allerlei promotie
activiteiten buitenshuis. Maar ook door
dat de OBL van plan is zich dienstbaar
der, klantgerichter en publieksvriende
lijker op te stellen. Voor alles moet het
Leidse publiek af van het wijdverbreide
misverstand dat de bibliotheek een log
ge instelling is waar op z'n tijd een boek
je kan worden geleend en na verloop van
tijd weer teruggebracht in ruil voor een
nieuwe titel., Of zoals de directeur, drs.
E.A.P. van Sprundel het uitdrukt: "In
elk geval op korte termijn, als hier alles is
geautomatiseerd, kunnen wij fungeren
als een vraagbaak voor de Leidse bevol
king. Als verschaffers van alle mogelijke
informatie".
De Openbare Bibliotheek Leiden be
dient thans ruim een kwart van de Leid
se bevolking, maar zeker in het recente
verleden lang niet altijd tot ieders tevre
denheid. Nu drie jaar geleden kwam de
Dienst Sociaal Wetenschappelijk Onder
zoek van de Rijksuniversiteit Leiden na
een ingesteld lezersonderzoek tot de aan
beveling dat "het aanbod van diensten
van de OBL beter in overeenstemming
moet worden gebracht met de vragen/be
hoeften van de lezers". Het organisatie
bureau Van Dien en Co. lichtte de 'bieb'
door en stelde eens te meer vast dat er
aan de bedrijfsvoering en de dienstverle
ning het een en ander schortte, zoals
trouwens de onderlinge verhoudingen
op de werkvloer te wensen overlieten.
Behoefte
De bibliotheek voorziet desondanks
wel degelijk in een grote behoefte. Ge
middeld komen er elke dag wel een klei
ne duizend personen over de vloer van
het fraaie monumentale pand in de
Nieuwstraat. Onder hen zijn talloze met-
leden die gratis gebruik maken van de bi
bliotheekvoorzieningen, omdat er nu
eenmaal niet betaald'hoeft te worden als
in de studiezaal of in het leescafé kennis
wordt genomen van de inhoud van de
lectuur. Los daarvan is het een feit dat
het vaste lezersbestand een jaar of vijf ge
leden beduidend meer namen telde. In
1983 maakten bijna 39.000 Leidenaars
geregeld gebruik van de diensten van de
'bieb', nu zijn er nog ruim 27.000 abon
nees.
Drs. Van Sprundel, sinds december
1986 directeur van de OBL, vermoedt dat
het grijs lezen is toegenomen. Maar dat er
ook mensen zijn afgehaakt omdat de bi
bliotheek zich ten overstaan van het pu
bliek niet altijd even gelukkig heeft ver
kocht, staat voor hem buiten kijf. "Sinds
september zit er weer een opgaande lijn
in zowel het aantal uitleningen als het
aantal abonnees".
Krap vijf maanden in functie lanceer
de drs. E.A.P. van Sprundel mei vorig
jaar de notitie 'Plannen en prioriteiten
1987-1990', waarvan het eerder genoem
de universitaire lezersonderzoek mede
als leidraad heeft gefungeerd. Met het
beleidsplan beoogde de pas benoemde
directeur aan te geven hoe de Leidse bi
bliotheek de dienstverlening zo effectief
mogelijk kon maken met het beschikba
re geld en het aanwezige personeel.
Daartoe was volgens hem een ingrijpen
de reorganisatie van de OBL nodig, te
meer omdat het in augustus te openen fi
liaal in de Stevenshof in het organisatie
schema moest worden gepast.
Prioriteit
Aan de vestiging in het nabij station
De Vink gesitueerde multifunctionele
welzijnsgebouw heeft het gemeentebe
stuur bij monde van wethouder Kuijers
van culturele zaken hoge prioriteit gege
ven. Bovenal werd daaraan uiting gege
ven met de toezegging dat de OBL zeker
tot 1993 niet zal worden onderworpen
aan bezuinigingsmaatregelen. De ge
meente sprong ook financieel bij in de in
richtingskosten, terwijl de OBL ook gra
tis mag 'wonen' in de wijk die straks
huisvesting moet bieden aan 15.000 in
woners. Voor wat betreft de personele
bezetting en de boekencollectie moest
het OBL-bestuur en meer in het bijzon
der directeur Van Sprundel het doen met
het bestaande exploitatiebudget van bij
na 5.800.000 gulden.
Ruim een jaar na verschijning van zijn
notitie stelt Van Sprundel niet zonder
voldoening vast dat de dienstverlening
van de Leidse bibliotheek in de nabije
toekomst zal beantwoorden aan de doel
stellingen zoals die zijn geformuleerd in
Plannen en prioriteiten'. "Door een in
terne herschikking hebben wij het ge
haald. Al hebben wij geen extra subsidie
gekregen voor personeel en boeken, wij
zijn door die herstructurering in staat het
filiaal in de Stevenshof op 15 augustus
open te stellen. De andere filialen heb
ben er bovendien geen openingsuren
voor hoeven in te leveren".
Boeken hebben ze echter wel moeten
afstaan aan het filiaal Stevenshof. En de
dienstverlening aan het Houtkwartier is
er zelfs voor opgeofferd. Van Sprundel
zegt dat te betreuren, al hecht hij eraan
de opmerking te maken dat in de desbe
treffende wijk naar verhouding weinig
mensen van de dienstenpakket van de
bibliotheekbus ("hooguit honderd tot
tweehonderd mensen per week") ge
bruik maakten.
"De Provinciale Bibliotheekcentrale
Zuid-Holland bracht vorig jaar een be
drag van 85.000 gulden in rekening voor
de huur van een bibliobus. Die lieten we
eens per week naar de Stevenshof rijden
en eens per week naar het Houtkwartier.
Dat hoeft nu niet meer, al blijft het na
tuurlijk jammer dat we het Houtkwartier
hebben moeten afstoten".
Minder efficiënt
De reorganisatie van de Openbare Bi
bliotheek Leiden pretendeerde evenwel
meer te zijn dan een opzetje om tot een
bevredigende personele bezetting van
het filiaal Stevenshof te komen, zonder
dat daaruit extra kosten voortvloeiden.
"Ik wil niet zeggen dat er bij de biblio
theek ondoelmatig werd gewerkt, wel
veelal minder efficiënt. In verscheidene
filialen werden werkzaamheden verricht
die naar mijn mening ook centraal kon
den worden uitgevoerd. De reparatie van
boeken bijvoorbeeld, het vormen van
wisselcollecties. Dat wordt nu door een
man op de centrale vestiging gedaan".
"Wat ook gebeurde: ieder filiaalhoofd
voor zich besliste over de aankoop van
boekjes. Nu is de inkoop gecentrali
seerd, er wordt efficiënter ingekocht en
daarbij wordt gelet op de behoefte die er
in een bepaalde wijk bestaat. In Zuid-
West waar naar verhouding veel oudere
mensen wonen is bijvoorbeeld veel
vraag naar streek- en familieromans. In
de Merenwijk gaat de voorkeur van vele
lezers uit naar literatuur en wetenschap
pelijk werk. Het heeft geen weinig zin
dat filialen boeken in huis hebben die
nauwelijks worden uitgeleend. Vandaar
dat wij die naar de centrale vestiging
hebben gehaald. Meer dan voorheen zal
de inkoop van boeken worden afge
stemd op de smaak van de lezer".
Dat de vijf filialen het voortaan moeten
doen met kleinere collecties beaamt Van
Sprundel onmiddellijk, maar hij beweert
dat zulks niet ten koste hoeft te gaan van
de dienstverlening. Er zijn medewerkers
bij de bibliotheek die dat anders zien, die
achten het een verarming dat de filialen
nu niet alles meer in huis hebben. De di
recteur sluit zich in zoverre bij hen aan
dat hij bereid is toe te geven dat "bepaal
de boekdeeltjes inderdaad langer uitge
leend zullen zijn".
In zijn filosofie past het evenwel ook
op te merken dat dit nadeel grotendeels,
zo niet helemaal zal worden ondervan
gen door de automatisering die binnen
kort stapsgewijs wordt doorgevoerd. Het
eerst in de Stevenshof, daarna is de cen
trale vestiging aan de beurt; het ligt in de
bedoeling dat de totale Openbare Biblio
theek Leiden over twee jaar geheel in de
computer zit. "Als de administratie is ge
automatiseerd kun je met zekerheid
vaststellen waar een bepaald boek is. Nu
komt het bij herhaling voor dat dit vrij
wel niet te achterhalen is. Meestal weet
men op een filiaal dat een boek weg is,
maar niet hoe lang. In de toekomst heb
ben wij die gegevens binnen een minuut
beschikbaar, terwijl de mensen straks
ook de mogelijkheid hebben via de ter
minal een boek te reserveren".
Bijna wervend voegt Van Sprundel er
aan toe dat de contributie ("achttien gul
den per jaar") zeker de komende vier jaar
niet zal worden verhoogd, ondanks de in
vestering van 1,4 miljoen gulden die is
gemoeid met de automatisering van de
administratie. Daarbij komt nog, zegt hij,
dat de vaste lezer geen leengeld wordt
doorberekend. "In de loop van 1987 wer
den we geconfronteerd met een aanslag
van 20.000 gulden leengeld als resultaat
van een afspraak tussen minister Brink
man en de Nederlandse auteurs, die een
vergoeding van de bibliotheken verlang
den. Besloten is dat wij het leengeld voor
eigen rekening nemen. Onderhand zijn
we de goedkoopste bibliotheek in de re
gio".
Maatregelen
In overleg met de ondernemingsraad
heeft Van Sprundel in de personele sfeer
talloze arbeidsbesparende maatregelen
ingevoerd om tot een eigentijdser be
drijfsvoering te komen. Er is bijvoor-,
beeld geschoven met de werkuren. Daar
door is het mogelijk om met ingang van 3
september de centrale vestiging zater
dags open te stellen van tien uur 's mor
gens tot vier uur 's middags; de ondoel
matige uren op donderdag tussen vijf en
zeven zijn er voor ingeleverd. Maar ook
met medewerkers is geschoven. Dege
nen die tot voor kort uitsluitend op het fi
liaal werkten, moeten nu ook een deel
van hun werktijd dienst doen op de cen
trale vestiging aan de Nieuwstraat. "De
medewerkers zullen mobieler zijn, er zal
van hen een bredere inzet worden ge
vraagd". 0
zins als een bibliothecaris, hij ziet zich
zelf vooral als manager. Als de doener die
de woorden efficiency en automatisering
veelvuldig in de mond neemt, die beslui
ten wil nemen en het liefst zo snel moge
lijk. Overleg vindt Van Sprundel prima,
maar hij zegt het "tot proporties" te heb
ben teruggebracht.
"De interne communicatie was onvol
doende, er was sprake van overdemocra-
tisering. Voorheen werd er hier heel
druk overleg gepleegd. Maar waartoe het
allemaal heeft geleid, ik weet het niet. Ik
overleg met de ondernemingsraad en pe
riodiek praat ik ook met de filiaalhoof-
den. Maar zaken tot in details met alle
medewerkers doorspreken, daar heb ik
geen tijd voor en ook geen zin in. Ik moet
de beslissingen nemen en niemand an
ders. Ik verkeer hier niet in een blanco si
tuatie. door de politiek wordt druk op
mij uitgeoefend. Ik ben er niet voor aan
gesteld om zo snel mogelijk door ieder
een populair te worden gevonden. Ik heb
de opdracht om met inachtneming van
dezelfde middelen te zorgen voor een ef
ficiënter functionerend bedrijf dat dan
bovendien nog met een filiaal wordt uit
gebreid. Dan is het wel eens nodig min
der leuke beslissingen te nemen".
Een zeker respect voor wat er voor zijn
komst is gerealiseerd, kan hij wel op
brengen. ("Aan natrappen heb ik geen
behoefte, laat ik zeggen dat voor mijn
aanstelling het Heerenlogement is omge
vormd tot een toegankelijke biblio
theek"). Los daarvan oordeelde ook Van
Sprundel het in aansluiting op wat bui
tenstaanders hadden gerapporteerd zëër
nodig de puntjes op de i te zetten. Het
voormalige hoofd van het Steunpunt
Volwassenen Educatie in Almelo gaat er
prat op binnen een jaar met het perso
neel tot een vergelijk te zijn gekomen, zij
het dat er harde confrontaties zijn ge
weest. Naar zijn oordeel zijn de juiste
boeken nu op de juiste plaats zijn gezet
("genre bij genre, we hebben nu bijvoor
beeld een collectie boeken over Leiden")
en dat geldt eveneens voor de mensen.
Nieuwe hoofden van dienst zijn er be
noemd ter vervanging van degenen die
op andere posten zijn neergezet.
"Essentieel voor een manager is dat
het talent dat er in huis is op z'n waarde
wordt benut. Voor iemand die een ency
clopedische kennis heeft en zich in-on-
gelukkig voelt in een leidinggevende
functie is het beter dat hij voortaan
wordt belast met de opbouw van achter
grondcollecties. Dat is ook in het belang
van de bibliotheek, zoals ook iedereen er
baat bij heeft dat de medewerkers bij
scholingscursussen gaan volgen".
Uitkering
Voor Van Sprundel is het welslagen
van de reorganisatie afhankelijk van het
fiat dat hij maandag hoopt te krijgen van
de gemeenteraad voor een eenmalig uit
kering van 340.000 gulden ter leniging
van de "eenmalige extra kosten". In het
concept-jaarverslag van 1987 heeft de di
recteur aangegeven dat die worden ver
oorzaakt door "het naast elkaar draaien,
in de eerste twee jaren, van het bestaan
de Karmac-systeem en het nieuwe nog in
te voeren systeem".
De geluiden die hij uit de commissies
van cultuur en financiën heeft opgevan
gen stemmen hem optimistisch. Mocht
de gemeenteraad onverhoopt niet ak
koord gaan met de toekenning van de do
natie, dan zal de Openbare Bibliotheek
Leiden volgens de directeur onherroepe
lijk in de problemen geraken. "De auto
matiseringsoperatie zal dan langer duren
dan twee jaar. Er zullen nog meer bespa
rende maatregelen moeten worden ge
troffen die dan ten koste zullen gaan aan
de dienstverlening en wellicht dat er dan
ook op de personeelskosten en de boe
ken bezuinigd zal moeten worden".
Met de politiek en meer in het bijzon-
dor met wethouder Kuijers, aan wie hij
verantwoording schuldig is, onderhoudt
Van Sprundel een wat hij noemt afstan
delijke relatie. Op zich is dat niets bijzon
ders, naar de directeur beweert is hij ge
wend zich zo tegenover vrijwel iedereen
op te stellen. Pratend over zijn baas
neemt hij de nodige zorgvuldigheid in
acht. Weet van diens toekomstvisie op
langere termijn met betrekking tot de
'bieb' zegt Van Sprundel niet te hebben.
"De wethouder geeft prioriteit aan de
wijkvoorziening door de vestiging van
een nieuw filiaal. Wij volgen de priori
teitsstelling van Kuijers, al zouden het
bestuur en ik graag zien dat de politiek
ook aandacht geeft aan onze wens meer
diepgang te geven aan de vervulling van
onze taak als informatieverzorger. Dat
zou kunnen door uitbreiding van de mu
ziekcollectie, als er meer financiële ruim
te zou worden gecreëerd voor de aan
koop van videocassettes en compact
discs. Maar ik realiseer me dat er voor
Kuijers meer zaken van belang zijn dan
alleen de bibliotheek. In de discussies
met ons heeft de wethouder uitdrukke
lijk laten blijken voorrang te verlenen
aan de uitbreiding van het aantal filialen.
Het item van Kuijers is: wat is haalbaar
en wat is beschikbaar. Het is nooit een
kwestie van en en, maar van en of.
Met het standpunt van de gemeente kun
nen wij leven, al zeg ik ook dat wij nu op
de grens leven. Naar mijn mening mag
het aanbod van sommige filialen niet nog
verder worden beperkt".
Thuisbezorgen
De bibliotheek zal in de toekomst veel
meer dan tot nu toe het geval was naar
buiten moeten treden, meent Van
Sprundel. Hoe dat valt te verwezenlij
ken, daarover heeft hij zo zijn gedachten,
maar vooralsnog wil hij die niet eerder
prijs geven dan na het tijdstip dat hij
Kiiijers ervan in kennis heeft gesteld.
Daarom volstaat hij met deze woorden:
"Ik ben er zeker van dat we bepaalde
mensen nu niet bereiken. Die om welke
reden dan ook niet in de gelegenheid zijn
om naar de bibiotheek te komen of niet
naar de bibliotheek te komen of niet
wel belangstelling hebben voor de infor
matie die wij kunnen leveren. Tegen een
bepaald tarief zouden wij de gewenste
boeken en de gewenste informatie thuis
kunnen bezorgen. Het aantal mensen dat
er prijs op stelt dat de artikelen aan de
deur worden geleverd mag niet worden
onderschat. Hoeveel mensen zijn er niet
die de SRV-man langs laten komen ter
wijl de melk bij de supermarkt goedko
per is?"
Van Sprundel: "Het was nodig hier de puntjes op de i te zetten
(foto's Wim Dijkman)
