G'rMEEMERAAI) VAX LEIDEN.
70
INGEKOMEN STUKKEN.
N°. 249. Leiden, November 1891
Wij hebben de eer U mede te deelen dat nog moet worden vast
gesteld eene Verordening regelende den werkkring van de Commissie
voor het Oud-Archief, op grond waarvan in overleg inet genoemde
Commissie eene verordening is ontworpen, welk ontwerp hiernevens
wordt aangeboden
Tevens wordt het noodig geacht dat eene nieuwe instructie voor
den Archivaris wordt vastgesteld ter vervanging van de bestaande
opgenomen in de Ing. Stukken n°. 37 van 1885, wordende een ont
werp der gewijzigde Instructie mede hierbij overgelegd.
De Commissie voor de Huishoudelijke Verordeningen, omtrent de
ontwerpen gehoord, heeft zich daarmede, blijkens baar biernevens
overgelegd rapport, kunnen vereenigen behoudens eene bijvoeging
aan art. 5 der Instructie, welke wijziging in het ontwerp is opge
nomen.
Wij geven Uwe Vergadering alsnu in overweging tot de vaststelling
van de beide ontwerpen over te gaan.
Aan den Gemeenteraad. Burg. en Weth. van Leiden.
Ontwerp Verordening voor de Commissie voor het
Oud-Arehief.
Art. 1. De Commissie voor het Oud-Archief is eene Commissie van
Bijstand en bestaal uit een lid van bet Dagelijksch Bestuur als Voor
zitter en twee leden van den Gemeenteraad.
Zy stelt, onder goedkeuring van tiurg. en Weth. in overleg met
den Secretaris en den Archivaris vast, welke stukken geacht moeten
worden tot het Oud-Archief te behooren.
Art. 2. Zij vergadert ten minste eenmaal in de drie maanden.
Het secretariaat wordt waargenomen door den Gemeente-Secretaris
ol een beambte ter Secretarie.
Art. 3. Zij noodigt den Archivaris uit, hare vergaderingen bij te
wonen, als zij dit verlangt; hij heeft alsdan een raadgevende stem.
Art. 4. Zij ziet toe op de bewaring en de beschrijving van de
bescheiden en boeken, die het Archief uitmaken. Daarvoor stelt zij
in overleg met den Archivaris, onder goedkeuring van Burg. en Weth.
de noodige regelen vast.
Zij doet aan Burg. en Weth. de voorstellen, die baar wensehelijk
voorkomen.
Art. 5. Zij zorgt voor de naleving van de instructie van den
Archivaris en de handhaving van het Reglement van het Archief.
Art. 6. Zij dient in de maand Maart bij Burg. en Weth. in het
jaarverslag van den Archivaris.
Art. 7. Zij dient den Raad, Burg. en Weth. en den Burgemeester
van advies omtrent al hetgeen betreft: het Archiefgebouw en het
meubilair; hel Archief, den Archivaris en den concierge van het Archief
gebouw.
Üntwerp-Instructie van den Archivaris.
1. De Archivaris is belast met het opmaken en bijhouden van een
volledig en beredeneerd register van de boeken, charters en papieren
tot het oud-archief behoorende en verder met het nader aanduiden
of beschrijven van wat voor het recht en de geschiedenis, in het
bijzonder van deze gemeente, en in het algemeen van het vaderland
belangrijk is.
Hij is verantwoordelijk voor de bewaring van alle stukken.
Hij zorgt voor het behoorlijk nummeren en stempelen der boeken,
charters en papieren.
De beschrijving heeft plaats in overleg met de Commissie voor het
Archief.
2. Hij zal in den regel dagelijks in de archieflokalen moeten aan
wezig zijn gedurende den tijd dat de bureaux op het Raadhuis voor
het publiek zijn geopend.
Voor eene afwezigheid van 13 dagen vraagt hij verlof aan den
Voorzitter der Commissie en voor langeren tijd aan Burg. en Weth.
3. Ten aanzien van de oude rechterlijke archieven, bedoeld in
art. 1 van het Kon. Besluit van 8 Maart 1879 (Staatsblad n°. 40) welke
aan de gemeente tot wederopzeggens zijn toevertrouwd of onder hare
berusting gelaten, gedraagt hij zich naar de bepalingen daaromtrent
gemaakt bij beschikking van den Minister van Binnenl. Zaken dd.
23 Mei 1879 L. D. afd. K. en W. opgenomen in de Staatscourant van 24
Mei 187a n°. 119.
4°. Hij zorgt dat geene stukken van de Archieven in art. 3 bedoeld
zonder machtiging van den Minister van Binnenl. Zaken worden open
baar gemaakt en dat geene stukken dier verzameling uit hunne be
waarplaats worden weggevoerd zonder gelijke machtiging.
5. Van de overige bescheiden tot het Oud-Archief behoorende, geeft
hij desverlangd aan onderzoekers inzage en stelt hen in de gelegen
heid afschriften te nemen, alles onder behoorlijk toezicht.
Acht hij de inzage of het nemen van afschriften in het belang
der gemeente" niet geraden, dan raadpleegt hij deswege de Commissie.
Bij verschil van raeening lusschen deze en den Archivaris wordt de
beslissing van Burg. en Weth. ingeroepen.
Wordt de inzage of het nemen van afschriften gevraagd door of voor
personen of lichamen, die, naar de Archivaris weet of vermoedt,
betrokken zijn of kunnen worden, bij toekomstige of reeds gerezen
geschillen welke rechtstreeks of zijdelings het gemeentebelang raken,
dan wordt door hem de beslissing ingeroepen van Burg. en Weth.
en geeft hij daarvan, alsmede van hunne beslissing kennis aan de
Commissie.
6. Hij leent geene boeken of bescheiden uit dan met uitdrukkelijke
toestemming van den Voorzitter der Archief-Commissie en tegen be
wijs van ontvangst. Van het uitgeleende houdt hij nauwkeurig aan-
teekening.
7. Hij levert jaarlijks in de maand Februari aan de Archief-Com
missie een verslag in omtrent den toestand van het Archiefgebouw,
het meubilair, het Archief, de beschrijving hiervan, en het gebruik,
dat er in het afgeloopen jaar van is gemaakt.
8. Het houdt eene lijst der losse meubelen en brandbluschmiddelen.
9. In geval van brand in de nabijheid van het Archief begeeft hij
zich onmiddellijk daarheen en neemt de noodige maatregelen tot
redding
10. In geval lekkage of andere ongevallen te voorzien zijn, neemt
hij de noodige maatregelen en laat den Architect waarschuwen.
11. Mij ziet toe, dat er geen petroleum in de archieflokalen of by
den concierge gevonden wordt, dat het gasgebruik geen nadeel aan
de verzameling berokkene, dat vochtige lucht door doelmatige ver
warming worde bestreden.
Leiden, 26 October 1891.
In onze handen zijn gesteld het ontwerp cener verordening voor
hel Oud-Archief en hel ontwerp ecner instructie van den Archivaris.
Over hel algemeen kunnen wij ons met beide volkomen vcreenigen.
Slechts ééne wijziging in het laatst genoemde komt ons gewenscht
voor. Art. 5 der instructie kent den archivaris de bevoegdheid toe,
inzage of afschriften van stukken te geven, als hij daartegen geen
bezwaar heeft, en schrijft hem voor,' ingeval van twijfel de commissie
te raadplegen.
Naar het ons voorkomt, is eene afzonderlijke regeling noodig voor
het geval, dat inzage wordt gevraagd van stukken, die in geschillen
tegen de gemeente zouden kunnen worden gebezigd.
De gemeente, als bewaarster niet slechts van hare eigen bijzondere
papieren, maar tevens van voor het publiek bestemde registers, zal
ook dan niet altijd inzage en afschrift kunnen weigeren, maar de
beslissing, of zij die zal verleenen, behoort in elk geval alleen bij
Burg. en Weth. te berusten.
Wij geven u dus in overweging, aan art. 5 eene alinea toe te
voegen van dezen inhoud: Wordt de inzage of het nemen van af
schriften gevrasgd door of voor personen of lichamen, die, naar de
archivaris weet of vermoedt, betrokken zijn of kunnen worden, bij
toekomstige of reeds gerezen geschillen welke rechtstreeks of zijdelings
het gemeentebelang raken, dan wordt door hem de beslissing inge
roepen van Burg. en Weth. en geeft hij daarvan, alsmede van hunne
beslissing kennis aan de Commissie."
Behoudens deze wijziging adviseeren wij U tot vaststelling van de
Verordening en de Instructie overeenkomstig de ontwerpen.
Aan den Gemeenteraad. De Commissie voor de Huishoudelijke
Verordeningen.
N". 250. Leiden, 16 November 1891.
Onder overlegging van nevensgaande aanbevelingen van de Com
missie voor de Bewaarscholen, waarmede wij ons vereenigen, nemen
wij de vrijheid Uwe Vergadering te verzoeken tot de benoeming van
twee leden dier Commissie over te gaan, ter vervulling van de vaca
ture die is ontstaan door het aan den heer H. J. Bool verleend eervol
ontslag, wegens vertrek uit de gemeente en van die den laalsten
der volgende maand ontstaan zal door de periodieke aftreding van den
heer Dr. H. Treub.
Aan den Gemeenteraad. Burg. en Weth. van Leiden,
Leiden, 12 November 1891.
Ter voldoening aan het voorschrift, vervat in art. 15 onzer instruclie,
hebben wij de eer, ter vervulling der vacature, ontstaan door het
vertrek van den heer H. J. Bool, U aan te bevelen
de heeren A. L. De Slurler
en H. C. Juta.
Aan HH. Burg. en Weth. De Commissie der Bewaarscholen,
der gemeente Leiden. D. Bierens de Haan, waarn. Voorzitter.
J. A. Van Dijk, Secretaris.
Leiden, 12 November 1891.
Ter voldoening aan het voorschrift, vervat in art. 15 onzer instructie,
hebben wij de eer ter vervulling der vacature, die den laatsten der
volgende maand ontstaan zal door de periodieke aftreding van ons
geacht medelid, den heer Dr. H. Treub, U aan te bevelen:
de heeren Dr. H. Treub
en Dr. A. Nijkamp.
Aan HH. Burg. en Weth. De Commissie der Bewaarscholen,
der gemeente Leiden. D. Bierens de Haan, waarn. Voorzitter.
J. A. Van Dijk, Secretaris.
N°. 251. Leiden, 16 November 1891.
Wij hebben de eer Uwe Vergadering hierbij over te leggen eene
voordracht van de Plaatselijke Commissie van Toezicht op de scholen
voor Middelbaar Onderwijs ter benoeming van twee leden dier Com
missie, voor de vervulling van de vacatures die ontstaan zijn door het
aan de heeren Dr. J. H. G. Kern en Dr. W. Pleyte verleend eervol
ontslag. Onder mededeeling dat wij ons met die voordracht ver
eenigen nemen wij de vrijheid U te verzoeken tot eene benoeming
over te gaan.
Aan den Gemeenteraad. Burg. en Weth. van Leiden.
Leiden, 12 November 1891.
Wij hebben de eer, U in overweging te geven, aan den Gemeente
raad eene aanvulling onzer commissie door de benoeming van twee
